Cette page vise à présenter les process répondant à des situations spécifiques susceptibles de survenir en cours de relation d'affaires et pouvant compromettre la conformité réglementaire de l'EP.

1. Défaut de réponse aux demandes de MAJ du KYC

> A reprendre avec Fred.

Enjeux :

• Assurer la mise à jour des dossiers KYC dans les délais définis par notre politique de risque (fréquence en fonction du niveau de risque attribué au client : tous les 3 ans pour risque normal, 2 ans pour risque élevé, 1 an pour risque renforcé.
• Conserver un dossier KYC à jour est une obligation réglementaire : le taux de conformité de nos dossiers remonte tous les trimestres au groupe et tous les ans à l’ACPR.

Process :

1. 3 mois avant la date de MAJ du KYC : mail du BO pour mettre à jour le dossier (process déjà en place) avec la GC en copie.
2. Au bout d’1 mois : 1^ère relance par mail + contact téléphonique BO
3. Au bout de 2 mois : relances hebdomadaires par mail (automatisées ?) + Contact téléphonique via la GC
4. Au bout de 3 mois (délai de MAJ KYC dépassé) :
1. Information de la Conformité Monext car le dossier KYC devient non conforme.
2. Envoi d’un courrier recommandé par le BO précisant :

                                                              i.      Frais qui vont être facturé chaque mois en l’absence de réponse (si OK DAF).

                                                             ii.      Menace de clôture de la relation.

1. Au bout de 6 mois :
1. Nouvelle relance par courrier recommandé
2. Augmentation de la rolling reserve (x2, x3 ?) car risque accru.
2. Au bout de 12 mois :
1. envoi d’un courrier de résiliation du contrat avec le client.
2. Coupure du cash-in. Libération de la RR selon la fréquence prévue en fin de contrat (3 mois : 50%, 6 mois : 25%, 12 : mois solde restant)
3. Si aucun retour du client + RIB KO : application du process prévu par la règlementation sur les Comptes inactifs.

2. Perte du contact KYC

> Validation du process à confirmer.

Enjeu : conserver un contact valide en permanence avec les équipes du client en cas de problématique fraude, alertes LCB-FT ou MAJ KYC.

Process : 

Lorsque les coordonnées communiquées lors du KYC ne sont plus valides (retour mail KO) :

1. Le BO tente de prendre contact avec le client par téléphone (via les coordonnées figurant dans le formulaire KYC).
2. En l’absence de réponse, le sujet est transféré à la GC pour rétablir le contact via les coordonnées que la GC peut avoir de son côté ou qui sont disponibles publiquement (ex : site internet du client).