Afin de s'assurer de la conformité des dossiers KYC, MONEXT a mis en place un dispositif de contrôle opérationnel de la saisie des données de connaissance client (KYC/KYB) et d’archivage des pièces justificatives.

1-Contrôle opérationnel (niveau 1) suite à la saisie/archivage :

Un contrôle est réalisé lors de l'entrée en relation, suite à la saisie des données et à l'archivage des pièces justificatives.

Le contrôle est réalisé par le Back office EP. Il consiste à vérifier :

• que la donnée a bien été renseignée et/ou la pièce justificative chargée;
• que la donnée  et/ou la pièce justificative est conforme.

Il s'effectue au moyen du Formulaire de contrôle des dossiers KYC (ci-dessous), sur lequel la personne en charge du contrôle signale si les éléments contrôlés sont OK ou KO au moyens des cases à cocher prévues à cet effet.

Dans certains cas, une correction des données saisies ou le chargement d'une pièce justificative manquante peut-être effectuée lors du contrôle. Dans ce cas, la correction doit être signalée sur le formulaire.

Un fois le contrôle réalisée, le formulaire est signé et datée par la personne l'ayant réalisé, puis archivé dans Decview au même titre que les pièces justificatives du dossier KYC du client 

Formulaire de contrôle des dossiers KYC (à imprimer) :

Les éléments à contrôler sont les suivants :

1.1. TICKET JIRA : 

Données saisies :

• Raison sociale
• N° de SIRET
• IBAN du compte bancaire de versement
• Enseigne
• Nom du contact KYC
• Adresse de la société
• Adresse du lieu de Direction effective de l’activité (si différente du siège)
• N° de téléphone de la société
• MCC
• Mode d'entrée en relation
• Pays d'exercice de l'activité
• Pays de restitution des flux
• Situation des bénéficiaires
• Canal d'acceptation
• Chiffre d’affaires annuel
• Panier moyen annuel
• Taux de remboursement annuel
• Taux d'impayé annuel
• Chiffre d’affaires maximum réalisé sur une journée

1.2. TOPAZE :

1.2.1. Concernant l’entreprise :

Données saisies :

• Raison sociale
• N° de RCS (SIREN)
• N° de SIRET
• Adresse de la société
• Pays de résidence fiscale

1.2.2. Concernant le représentant légal :

Données saisies :

• Genre
• Nom
• Prénoms
• Nationalité
• Fonction dans l’entreprise
• Date de naissance
• Lieu de naissance (code postal, ville, pays)
• Adresse de résidence

1.2.3. Concernant chaque bénéficiaire effectif de l’entreprise :

Vérifier que la liste des bénéficiaires effectifs du client correspond à celle déclarée au RNBE (Registre National des Bénéficiaires Effectifs)

Données saisies pour chacun d’entre eux :

• Genre
• Nom
• Prénoms
• Nationalité
• Date de naissance
• Lieu de naissance (code postal, ville, pays)
• Adresse de résidence

1.3. DECVIEW

1.3.1. Concernant l’entreprise :

Pièces justificatives :

• Extrait Kbis de moins de 3 mois
• Statuts à jour.
• Etats financiers certifiés conformes (bilans comptables annuels) des 2 derniers exercices clos.
• RIB
• Auto déclaration résidence fiscale
• Extrait du Registre National des bénéficiaires effectifs

1.3.2. Concernant le représentant légal

Pièces justificatives pour chacun d’entre eux :

• Justificatif d'identité
• Justificatif de domicile de moins de 3 mois

1.3.3. Concernant chaque bénéficiaire effectif de l’entreprise :

Pièces justificatives :

• Justificatif d'identité

1.4.CAP40 (Création du compte de paiement)

• Validation des informations générales remontées
• Validation des intervenants mandataires/rôle

1.5. CICS

1.5.1. Création du contrat commerçant

• N° de RCS (SIREN)
• Numéro de compte
• Nom du signataire

1.5.2. Création du service

• Type de condition
• Commissions
• Nom du signataire

1.5.3. Création du point de vente/Rattachement Services au point de vente

• N° de SIRET
• Code APE

1.5.4. Données complémentaires EP

• IDF Compte Paiement commerçant
• IDF BIC Compte commerçant externe
• IBAN Compte commerçant externe
• Indicateur de sortie du cash
• Scoring client
• RUF1/RUF2/RUF3

2-Contrôle opérationnel (niveau 1) au cours de la relation :

En sus du contrôle effectué suite à l'entrée en relation, les équipes Monext effectue un contrôle à la volée par échantillonnage en cours de relation. Le contrôle est réalisé par le Middle office ou le Département LCB-FT. Il s'effectue au moyen du même formulaire (ci-dessous).

Dans certains cas, une correction des données saisies ou le chargement d'une pièce justificative manquante peut-être effectuée lors du contrôle. Dans ce cas, la correction doit être signalée sur le formulaire.

Une fois le contrôle effectué, le formulaire est signé et daté par la personne l'ayant réalisé, puis transmis au Département LCB-FT pour archivage sur le drive LCB-FT.

Fréquence

La périodicité des contrôles et le nombre de dossiers contrôlés doivent être adaptés au nombre de client de l'établissement de paiement.

A date, la fréquence prévue est de : 1 dossier par mois.

3-Contrôle  Permanent (niveau 2) :

En tant que partie intégrante du dispositif LCB/FT, la saisie et l'archivage des dossiers KYC sont soumis au plan de contrôle permanent de MONEXT (cf. Procédure Opérationnelle LCB-FT MONEXT), placé sous la responsabilité du Responsable du Contrôle Interne de Monext.

Le contrôle permanent de MONEXT réalise et formalise ces contrôles en les intégrant dans l’outil de documentation et d’enregistrement des résultats de contrôles (ECTOR) du Groupe.

4- Contrôle Périodique (niveau 3)

 Le contrôle périodique est exercé par la DIGCP du groupe ARKEA selon les modalités définies dans l’exercice de sa mission ; la saisie et l'archivage des dossiers KYC entrent dans le champ de contrôle défini.