Référence Mode Opératoire

Contexte Réglementaire

Les processus Know your customer sont utilisés par les entreprises de toutes tailles afin de s'assurer de la conformité des clients face aux législations anti-corruption ainsi que pour vérifier leur probité et intégrité. Cela a également pour but de prévenir l'usurpation d'identité, la fraude fiscale, le blanchiment d'argent et le financement du terrorisme (en)

Les dossiers KYC de nos commerçants de l'Etablissement de Paiement sont constitués à l'entrée en relation mais aussi et à minima selon la périodicité en rapport avec cette matrice Risque (donnée Value Risque) .

Suivi des renouvellements

• Détection des dossiers à renouveler et échéancier  ;                 

  Date de Traitement	Périodicité/Date	Fichiers Sources	Résultat du contrôle	Nb de Kyc à renouveler à T	Nb Dossiers à renouveler sur Trimestre	Cumul de KYC renouvelés	Planning des renouvellements	Date de Communication
  8 août 2024 au 20/08/2024	T 3-2024 et T4-2024	ECHEANCIER DES RENOUVELLEMENT KYC-EP.xlsx	OK	T3/Le groupe CGR (74 SIRET) (dont 4 cinémas onbordés plus recemment) T4/Néant	74	78 (sur 2023 et début 2024 ;Sarenza, Oenodépot, Guy de marle et RATP)		Communication T3-2024.pdf
  20 nov. 2024 au 16/12/2024	T 1-2025	TOUS LES KYC (JIRA) 2024-10-30T10_49_07+0100.xlsx	OK	Overstims (1 SIRET )	1	79		communication T4-2024.pdf
  27 févr. 2025	T 2-2025	JIRA controle des VR-RR-Ren KYC (JIRA) 2025-02-27T10_30_04+0100.xlsx	OK	-Relancer OVERSTIMS A RENOUVELER AVANT LE 3 mars 2025  -Aucun dossier à renouveler sur T2 2025	1 tri 2025; 1 DOSSIER      -T2 2025: 0 dossier	79		COMMUNICATION RENOUVELLEMENT KYC T2-2025.pdf
  27 mai 2025	T3-2025	JIRA controle des VR-RR-Ren KYC (JIRA) 2025-05-21T15_27_26+0200.xlsx	OK	-A RENOUVELER 1 dossier [KYC-263] KARAVEL - 53232191600027 - JIRA	-T3 2025:1 DOSSIER	80		COMMUNICATION INTERNE 27-05-2025.pdf
  A faire vers le 20/08	T4-2025

Contrôle des données

•  Extraction d'une requête Jira (dossier Mauve et vert), tous les statuts 

  

• Exporter la requête sous Excel et appliquer les sélections ci-dessous à minima trimestriellement en vue de contrôler les Value Risques et les Dates de Renouvellement des dossiers KYC déterminées selon la matrice ci-dessus.

                                                                            -  Les dossiers Agents ne sont pas encore intégrés à la sélection (donnée non présente dans le JIRA-KYC Agent et procédure à définir avec les agents). Le premiers dossier de l'agent DISPAY a été onboardé  le 13/12/2023 donc a renouveler avant la date du 13/12/2026 (risque  Faible VR=1.15 pour les Pharmacies soit 3 ans)

                                                                            -  Vérifier les statuts et ne prendre que EN PRODUCTION.MAJ (ne pas prendre en compte les G20 en cours de clôture)

                                                                  -  Copier l'onglet "dossiers renouvelés" du trimestre précédent. Rajout d'une colonne reprenant la date du précédent renouvellement (cf onglet "dossiers renouvelés" pour les dossiers ayant fait l'objet d'un précédent renouvellement )

                                                                  -  L'onglet "dossiers renouvelés" est à mettre à jour à chaque trimestre.(Rajout des dossiers à renouveler sur le trimestre avec leur date du renouvellement effectif par le BO)

                                     ===> Le contrôle du fichier consiste à incrémenter pour chacune des lignes une  "période de renouvellement du KYC" ( Num TRIMESTRE-ANNEE) selon:

                                                                                                   -la colonne "renouvellement des KYC" selon la date prévisionnelle de révision du KYC à l'onboarding ou lors du renouvellement du KYC  (données alimentées lors du Processus RUN)

                                                                                                    -Contrôler la cohérence des Valeurs Risques appliquées par enseigne notamment 

                                                                                                  - la bonne application de la matrice ci*dessus (VR et délai de renouvellement)

                                                                                                                             - Colonne VR (colonne H)

                                                                                                                            - Date de création du ticket" (colonne O)  ou "Date Renouvellement (colonne I)

                                                                                   ==>Création d'une colonne "Trimestre-Année"

                                    ==>  Tableau dynamique des volumes de dossiers à renouveler par Trimestre

Communication Trimestrielle   (cf Colonne Tableau)

• Communication Trimestrielle  auprès du BO pour prise en charge des dossiers de renouvellements via les Jira (Les dossiers passent au statut MAJ)
• mode opératoire du renouvellement des KYC selon formulaire prévu à cet effet   Formulaires KYC - OG-EP Référentiel - Documentation Monext